電腦玩物

前幾天颱風夜，《 高效人生工作法圖解 》進行了一場新書讀者 QA 線上活動，沒想到還有將近 50 位朋友上線，我們也一一回答了讀者提出的問題，其中有一個問題是：「先記錄工作時的步驟跟想法在當天的journal（利用 heptabase ），但下班後就很累，就不想處理，等到週末累積更多資料後更不想動，結果就是好多暫存資料分散在 Journal 中，這要怎麼辦呢？」

這一年來在許多堂 ChatGPT 與 AI 工具課程中，總會有學員問我： 「 Esor 那麼熱愛寫筆記，那會利用哪些 AI 功能或工具在寫筆記這件事情上呢？」今天這篇文章將介紹我會如何利用 AI 工具提升筆記效率，幫助自己更好地管理任務和資料。 其實，最一開始的時候，我會覺得 「自己動手寫筆記」 才是筆記，所以反而刻意沒有深入研究 AI 筆記的特殊應用。（延伸閱讀： 連續寫了 101 則每月待辦清單，為何我仍堅持手動撰寫子彈筆記？ ）

比起筆記「整理」，「寫」筆記，也就是完成筆記的血肉內容是更重要的事情。但是，「寫」筆記也可能花掉我們許多的時間，甚至導致筆記寫得很漂亮，執行卻因為沒時間而零零落落。也有可能寫出架構完整的筆記，但執行時根本無法依照架構執行，於是最後筆記依然只是擺飾，筆記寫筆記的，我做我的，等於筆記根本沒有在真正行動中派上用場。

對於筆記，我們有一個根深蒂固，但其實不太有效果的習慣，也可以說是迷思： 花了許多力氣設計、規劃、撰寫出筆記後，就把筆記當作只能看、不能改的東西， 如果不能照著做而要改動，就是我的問題而非筆記問題 ，於是總是在思考 如何花更多力氣在「一開始」就能寫出完美筆記 。

傳統的筆記方法，希望筆記出現在準確又固定的位置，但往往筆記一多就變得不好管理，管理不好則讓找到資料變得更加困難。但是在數位筆記的世界，筆記不一定有固定位置，反而可以更有彈性的在各種不同需求情境中出現，只要需要時搜尋得到，其實就代表整理完成。 搜尋，是更好的整理，而這就和如何命名筆記標題，有很大的關係 。

寫筆記，就像運動，運動鍛鍊的是肌耐力與心肺能力，而寫筆記鍛鍊的是我們的思考與心智應變能力。

當我們在會議中、學習過程中，總是打開空白筆記頁面從零開始記錄，有時候甚至會覺得當下快速筆記就已經來不及了，更不用說當下還能做有效的整理與思考 。但是，這樣一來雖然當下記錄了許多流水帳，可是之後想要整理這些資料時，反而事後變得更難整理，為什麼呢？大概有三個原因：

跟電腦玩物的讀者分享一個好消息，我的新書 《防彈筆記法：簡單輸出式筆記架構，保護高產出、高效能心流》 將在 7/14 禮拜四（今天）於博客來開放獨家預購， 在獨家預購中會送給大家一套20張的筆記書卡 ，每張書卡是一面書中的筆記流程圖，搭配一面筆記法格言，讓大家可以快速抓住這次「防彈筆記法」的重點，也可以插入自己正在閱讀的書籍中、正在撰寫的筆記本中當作書籤使用。

相信很多朋友喜歡卡片盒筆記法，下面這段話功不可沒，《How to take smart notes》（歡迎也參考中文版：《 卡片盒筆記：最高效思考筆記術 》）中一段很有啟發的話：「有時候我們的學習、行動是很難有計畫的，如果什麼都要計畫好才去做，我們甚至可能無法學會說話。學習就是在廣泛的接收各種知識的過程中，轉化出自己的想法、觀點。」所以：

通常一個專案或任務只要執行的時間一長，一定不斷的有新變動，一直都會有新的資料出現，這時候我們可能開始在自己的資料夾、筆記本中堆積這些新內容，但時間一久，這些資料、檔案、文件、筆記開始變得錯亂、重複， 雖然資料都儲存下來了，但我們卻無法高效率的找到相關的資料？也沒辦法快速準確的使用需要的資料？明明我都很努力地記下來，為什麼還會變成這樣呢？

近期的一次 筆記課程 中，有學員忽然冒出了這樣一句話：「 Esor 的筆記看起來好像一本書。 」當下雖然這句話就是一閃而過，大家覺得有趣，不過我自己事後回想，發現自己確實用著寫一本書、製作一本書的精神，在撰寫自己的筆記，而且如果單純只算寫在 Evernote 上的筆記，也已經寫了 15 年上萬則內容。

工作上常常有很多臨時交辦事項，會議中接收到很多雜亂資訊，感覺自己當下明明有筆記，但是往往過了一段時間之後，客戶指責你怎麼沒有進度，老闆指責你怎麼交代過還做錯，而你覺得明明是對方當初沒有交代清楚。回頭看自己的筆記，愈看愈不甘心，這裡面到底問題出在哪裡呢？ 其實，「職場筆記」不只是要能接住、記住這些臨時的訊息，更要能「第一時間」轉換成有效的任務與行動。

如果你常常覺得自己需要整理的資料非常的龐雜，不知道如何做好有效的分類。或是各種雜亂的資訊混在一起，要決定下一步行動的時候覺得非常干擾，但真的要找參考內容時又找不到。也可能努力的整理出一個看起來很豐富的資料庫，但執行目標、創造價值的產出沒有提升，反而是花了太多時間再整理。

你可以想像在進行一個專題研究、規劃一個專案流程、整理相對雜亂資料時，有一個工具可以像是一張超大桌子一樣，讓你把所有筆記攤開，重新建立彼此之間上下前後的連結，並看到整個系統、流程的地圖。 這就是今天要跟大家介紹的新興視覺化筆記工具：「 Heptabase 」，這款由台灣開發者創立的個人知識管理工具，非常適合知識學習的整理，但也很適合作為專案流程的規劃。

這幾年流行的 卡片盒筆記法 雖然是以知識管理為主的系統，但也可以帶給我們在職場工作筆記、專案任務筆記、時間管理筆記中的許多啟發。前一篇系列文章，提到卡片盒筆記法中的「 長青筆記 」概念，對應到職場筆記中應該要有更多筆記是保持反覆更新的狀態。今天這一篇文章，要分享另一個相輔相成的概念： 「原子筆記」，掌握住你需要的筆記的原子單位，才不會寫出太過分散，或缺乏彈性的筆記 。

要讓工作任務更輕鬆但更有效的管理，要克服工作中的各種臨時事項的干擾，要讓自己簡單架構一個可以安心不失誤的工作系統，這時候，準備一個暫存工具，是工作流程必不可少的設計。

之前在講 數位子彈筆記系統的相關課程 時，有學員提問：「除了從目標、專案的角度來整理自己的筆記系統外，如果要管理的是生活中的各種瑣事， 可以如何有效地寫筆記，才能更有效率、更有動力，也更有成果的管理生活中的雜事呢？ 」

推進任務、專案，或是提升工作效率的最好辦法，常常是從解決問題出發，而非重新設定目標。 很多時候我們沒有意識到，最好的計畫就在我們原本已經執行的步驟中，只要發現問題，調整原本的步驟流程，或是在自己目前的執行方案中加入一兩個新行動，然後一個更好的成長循環就開始產生。（延伸閱讀： 鍛鍊解決問題、拆解任務思考力，我從練習寫作教學文章開始 ）

在上 時間管理課程 、 數位子彈筆記課程 時，我通常都會示範很多自己的真實任務筆記案例，這時候往往都會看到我在 Evernote 中利用標籤快速切換各種專案、任務筆記，非常便利。於是常常會有學員問我： 「如何利用"標籤"（Tag）來管理大量的筆記資料呢？」 今天這篇 2021 回顧，我想統整自己實驗、實踐、調整了 10 年以上的標籤運用系統，分享一個「標籤」整理的方法論，並且無論  Evernote  ，還是 Obsidian 、  Notion  這些擁有標籤（或類似標籤）功能的工具中，其實都可應用。

這兩年同時要兼顧小小孩的成長、工作上的多個專案、部落格寫作，以及課程的邀約，在時間上確實很難做到面面俱到，也難免犯了各種錯誤。在這樣的過程中，幸而多個面向的專案都還是逐步往前推動，也各有不同的新挑戰、新成績。 只是在每一個諸事繁雜的情境，每一個挫折犯錯的時刻，每一個尚未能做出成績的緩步當下，推動我繼續保持前行的，或許最重要的就是「筆記的力量」：